Reunión de la Junta Directiva, 04 Mayo 2016

Reunión de la Junta Directiva de la Sociedad Española de Ciencias y Técnicas del Frío (SECYTEF), Universidade de Coimbra, 04/May / 2016 Points Agenda:

1. 1. Información del Presidente.
   1. Asociados a la SECYTEF. Después de la celebración del congreso CYTEF 2014 Tarragona, se han inscrito unas 120 personas en la Sociedad SECYTEF. Se aprecia interesante promover que se registren/inscriban más socios, incluyendo a todos los asistentes al Congreso CYTEF 2016. Se les enviará un Email con los acuerdos de la Reunión de hoy, de esta Junta Directiva. En principio, no se considera oportuno todavía que los asociados paguen una cuota. No es necesario todavía.
   2. Necesidad de mantenimiento de la web page, y del blog de la SECYTEF. Es preciso contratar un servicio de mantenimiento de esta web y del blog correspondiente, que puede tener un coste de unos 30 Euros / mes (x 12 y por 2 = 720 Euros /2 años). Este coste lo está teniendo el Presidente de la SECYTEF (que paga las facturas con cargo a sus cuentas de investigación), pero se propone que se cargue, o se facture, a los organizadores del Congreso siguiente, en este caso, del CYTEF 2018. Esta web y el blog está teniendo miles de entradas de todo el mundo, por lo que es necesario tenerla actualizada. De momento el Presidente se hará cargo de las facturas de actualización de esta web (http://secytef.upct.es/) y del blog de la SECYTEF. Después, se encargará de llegar a algún acuerdo sobre este tema con el Presidente del Comité Organizador del CYTEF 2018.
   3. Elecciones a la Junta Directiva. No ha habido candidaturas para una nueva Junta Directiva, en las elecciones pasadas, por lo que se ha prorrogado a la que estaba anteriormente. El Presidente anima a los asistentes a esta Junta a presentar una candidatura para alguno de los cargos de la Junta Directiva, para que se renueve. Por ejemplo, para Presidente, Vicepresidentes, Secretary General, Tesorero, Vowels. La composición actual de la Junta Directiva está en la página web de la SECYTEF (www.secytef.upct.es).
   4. Actualización de la base de datos de miembros asociados a la SECYTEF. En la Junta de 2014 (durante la celebración del CYTEF 2014) se articuló un Procedimiento de Actualización de la base de datos de miembros de esta Sociedad. De acuerdo con este procedimiento, se invita de nuevo a todos los asistentes al Congreso CYTEF 2016 a inscribirse formalmente en la SECYTEF (si no lo ha hecho ya). El procedimiento viene establecido en la página web de la SECYTEF (www.secytef.upct.es). Se ha de rellenar una hoja de datos, se ha de firmar y enviar escaneada (en formato pdf) a la dirección de Email que se indica en la web (Antonio.lopez@upct.es). El censo actualizado de asociados hasta el próximo 30 de julio de 2016 constituirá el censo electoral de esta sociedad para votar a los candidatos a miembros de la Junta Directiva.
   5. Criterios de concesión de la organización de CYTEF 2018 and 2020. Se propone y se aprueba que se mantengan los criterios de concesión de la Organización del Congreso CYTEF 2018 and 2020, aprobados en la citada Junta de 2014, que son:
      1. Must always appear as co-convener and the Organising Company SECYTEF.
      2. Must always appear "under the auspices" of the IIR.
      3. Deadline for submission of applications: from this moment until 30 September 2016. However, y tras la intervención, y la presentación de la Propuesta de Candidatura para organizar el Congreso CYTEF 2018, del Prof José Miguel Corberán (de la Universidad Politécnica de Valencia), se aprueba la misma, quedando aprobada, in principle, la Candidatura de la Universidad Politécnica de Cartagena para organizar el CYTEF 2020.
      4. La valoración de las candidaturas será realizada, en cualquier caso, por el Comité Organizador del Congreso anterior, en este caso del CYTEF 2016, before 31 October 2016. Por tanto, la documentación completa de las candidaturas ha de ser enviada al Presidente de la SECYTEF con copia al Presidente del Comité Organizador del CYTEF 2016.
      5. Contents of the documentation for each application:

i. Proposed dates of the Congress. ii. Description of expected international participation, and means to use to achieve maximum influx of international congress. And the dissemination plan of the Congress. iii. Description of the facilities and the environment where they take place on Congress. iv. hotel facilities v. Program of cultural / tourist activities, y/o técnicas, Parallel to the Congress saw. Entity or co-organizers vii. Description of institutional support and / or business. Obtaining sponsorship opportunities viii. Economic report detailing where

1. Registration fees, distinguishing between teachers and researchers, undergraduate, master y doctorado, and professional firms or institutions
2. Forecast revenues registration fees and sponsorships
3. Forecast expenditure, including all items
4. Previsión de Balance económico de la celebración del Congreso
5. Conditions to meet:

i. Structure of the Organizing Committee: must include the Local Committee and the components to be agreed with the Society through its President, normally be members of Organizing Committees of previous Congresses, to give continuity to the relationships that are established with companies and institutions, interested in sponsoring the celebration of these Congresses CYTEF. ii. Structure of the Scientific Committee: Should be maintained as far as possible the existing structure, with the current composition, with justified changes to be proposed in the Bid. iii. Congress should organize at least one year in advance. Candidates must have two, Holder and one alternate. The alternate will be the, in principle, have priority to organize the next Congress. In this case, an application will have to 2018 (in principle, de la Universidad Politécnica de Valencia) and one for 2020 (in principle, de la Universidad Politécnica de Cartagena). If the owner fails, the organization would give the substitute.

1. 4. Propuesta de Renovación de miembros de la Junta Directiva de la SECYTEF

i. Nominations open this Board of Directors until the deadline 31 de diciembre de 2016. Las candidaturas han de ser de Junta directiva completa, incluyendo Presidente, Vicepresidentes, etc. ii. The vote will take place via Email, y votarán todos los socios inscritos en la base de datos de la SECYTEF. Se les invitará a votar vía Email a todos los socios que se hayan inscrito de nuevo en la Sociedad, y la votación será desde el 15 al 30 de enero de 2017. iii. If one application is understood to be automatically proclaimed as the new Board. iv. If more, se someterá a votación, y ganará la Candidatura que obtenga más votos a favor. Ruegos y Preguntas. No hay Ruegos ni preguntas adicionales, por lo que se levanta la sesión a las 19:45 horas de este día 04/Mayo/2016 El Presidente de la SECYTEF Antonio López Gómez