Reunión de la Junta Directiva, 04 Mayo 2016

Reunión de la Junta Directiva de la Sociedad Española de Ciencias y Técnicas del Frío (SECYTEF), Universidade de Coimbra, 04/Mayo/2016 Puntos del Orden del día:

1. 1.       Información del Presidente.
   1. Asociados a la SECYTEF. Después de la celebración del congreso CYTEF 2014 de Tarragona, se han inscrito unas 120 personas en la Sociedad SECYTEF. Se aprecia interesante promover que se registren/inscriban más socios, incluyendo a todos los asistentes al Congreso CYTEF 2016. Se les enviará un Email con los acuerdos de la Reunión de hoy, de esta Junta Directiva. En principio, no se considera oportuno todavía que los asociados paguen una cuota. No es necesario todavía.
   2. Necesidad de mantenimiento de la web page, y del blog de la SECYTEF. Es preciso contratar un servicio de mantenimiento de esta web y del blog correspondiente, que puede tener un coste de unos 30 Euros / mes (x 12 y por 2 = 720 Euros /2 años). Este coste lo está teniendo el Presidente de la SECYTEF (que paga las facturas con cargo a sus cuentas de investigación), pero se propone que se cargue, o se facture, a los organizadores del Congreso siguiente, en este caso, del CYTEF 2018. Esta web y el blog está teniendo miles de entradas de todo el mundo, por lo que es necesario tenerla actualizada. De momento el Presidente se hará cargo de las facturas de actualización de esta web (http://secytef.upct.es/) y del blog de la SECYTEF. Después, se encargará de llegar a algún acuerdo sobre este tema con el Presidente del Comité Organizador del CYTEF 2018.
   3. Elecciones a la Junta Directiva. No ha habido candidaturas para una nueva Junta Directiva, en las elecciones pasadas, por lo que se ha prorrogado a la que estaba anteriormente. El Presidente anima a los asistentes a esta Junta a presentar una candidatura para alguno de los cargos de la Junta Directiva, para que se renueve. Por ejemplo, para Presidente, Vicepresidentes, Secretario General, Tesorero, Vocales. La composición actual de la Junta Directiva está en la página web de la SECYTEF (www.secytef.upct.es).
   4. Actualización de la base de datos de miembros asociados a la SECYTEF. En la Junta de 2014 (durante la celebración del CYTEF 2014) se articuló un Procedimiento de Actualización de la base de datos de miembros de esta Sociedad. De acuerdo con este procedimiento, se invita de nuevo a todos los asistentes al Congreso CYTEF 2016 a inscribirse formalmente en la SECYTEF (si no lo ha hecho ya). El procedimiento viene establecido en la página web de la SECYTEF (www.secytef.upct.es). Se ha de rellenar una hoja de datos, se ha de firmar y enviar escaneada (en formato pdf) a la dirección de Email que se indica en la web (Antonio.lopez@upct.es). El censo actualizado de asociados hasta el próximo 30 de julio de 2016 constituirá el censo electoral de esta sociedad para votar a los candidatos a miembros de la Junta Directiva.
   5. Criterios de concesión de la organización de CYTEF 2018 y 2020. Se propone y se aprueba que se mantengan los criterios de concesión de la Organización del Congreso CYTEF 2018 y 2020, aprobados en la citada Junta de 2014, que son:
      1. Siempre ha de aparecer como convocante y co-Organizadora la Sociedad SECYTEF.
      2. Siempre ha de aparecer “con el auspicio” del IIR.
      3. Plazo de presentación de las candidaturas: desde este mismo momento hasta el 30 de Septiembre de 2016. No obstante, y tras la intervención, y la presentación de la Propuesta de Candidatura para organizar el Congreso CYTEF 2018, del Prof José Miguel Corberán (de la Universidad Politécnica de Valencia), se aprueba la misma, quedando aprobada, en principio, la Candidatura de la Universidad Politécnica de Cartagena para organizar el CYTEF 2020.
      4. La valoración de las candidaturas será realizada, en cualquier caso, por el Comité Organizador del Congreso anterior, en este caso del CYTEF 2016, antes del 31 de Octubre de 2016. Por tanto, la documentación completa de las candidaturas ha de ser enviada al Presidente de la SECYTEF con copia al Presidente del Comité Organizador del CYTEF 2016.
      5. Contenidos de la documentación de cada candidatura:

i.      Fechas propuestas de celebración del Congreso. ii.      Descripción de la previsión de la participación internacional, y medios a utilizar para conseguir la máxima afluencia de congresistas internacionales. Y el plan de difusión de la celebración del Congreso. iii.      Descripción de las instalaciones y del entorno donde se llevará a cabo el Congreso. iv.      Instalaciones hoteleras v.      Programa de actividades culturales/turísticas, y/o técnicas, paralelas a la celebración del Congreso vi.      Entidad o entidades co-organizadoras vii.      Descripción de los apoyos institucionales y/o empresariales. Posibilidades de obtención de patrocinios viii.      Memoria económica donde se detallen

1. Cuotas de inscripción, distinguiendo entre Profesores e investigadores, estudiantes de grado, master y doctorado, y profesionales de empresas o de instituciones
2. Previsión de ingresos por cuotas de inscripción y patrocinios
3. Previsión de gastos, incluyendo todos los conceptos
4. Previsión de Balance económico de la celebración del Congreso
5. Condiciones a cumplir:

i.      Estructura del Comité Organizador: debe incluir al Comité Local y a los componentes que se acuerden con la Sociedad a través de su Presidente, que serán normalmente miembros de Comités Organizadores de Congresos anteriores, para darle continuidad a las relaciones que se hayan establecido con empresas e instituciones, interesadas en patrocinar la celebración de estos Congresos CYTEF. ii.      Estructura del Comité Científico: Se debe mantener en la medida de lo posible la estructura existente, con la composición actual, con cambios justificados que se propondrán en la Candidatura. iii.      El Congreso se debe organizar con al menos un año de antelación. Se deben tener dos Candidaturas, una Titular y una suplente. La suplente será la que, en principio, tendrá prioridad para organizar el Congreso siguiente. En este caso, se tendrá una candidatura para 2018 (en principio, de la Universidad Politécnica de Valencia) y otra para 2020 (en principio, de la Universidad Politécnica de Cartagena). Si falla la titular, se daría la organización a la suplente.

1. 4.       Propuesta de Renovación de miembros de la Junta Directiva de la SECYTEF

i.      Plazo abierto de candidaturas a esta Junta Directiva hasta el 31 de diciembre de 2016. Las candidaturas han de ser de Junta directiva completa, incluyendo Presidente, Vicepresidentes, etc. ii.      La votación se llevará  a cabo vía Email, y votarán todos los socios inscritos en la base de datos de la SECYTEF. Se les invitará a votar vía Email a todos los socios que se hayan inscrito de nuevo en la Sociedad, y la votación será desde el 15 al 30 de enero de 2017. iii.      En caso de candidatura única se entiende que será automáticamente proclamada como la nueva Junta Directiva. iv.      Si hay más, se someterá a votación, y ganará la Candidatura que obtenga más votos a favor. Ruegos y Preguntas. No hay Ruegos ni preguntas adicionales, por lo que se levanta la sesión a las 19:45 horas de este día 04/Mayo/2016   El Presidente de la SECYTEF   Antonio López Gómez